お中元の送り状例文ビジネスと礼状文例は?総務の賢い管理方法は? 

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会社でお中元を贈る場合やいただいた場合、
総務担当はどう対応すれば良いかご存知ですか。

今回は、お中元の贈り方や受け取り方のほか、
送り状例文ビジネス用や礼状文例、賢い管理方法など、
総務担当者がお中元お歳暮業務について管理しやすい方法をお話しします。

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お中元の贈り方と送り状例文 ビジネスで注意すべき点は?

会社の場合のお中元やお歳暮は、日頃お世話になっている取引先等に感謝の気持ちを込めて贈ります。
必ず贈らなくてはいけない決まりはなく、贈ることで事業が円滑に進む場合など、その会社の考え方に沿って行うものです。
公務員や大企業などでは贈答品禁止規定が設けられているケースもあり、その場合に贈ってしまうと相手に迷惑がかかるため注意する必要があります。

お中元を贈る時期は関東の場合7月上旬から15日頃、関西の場合は7月下旬から8月15日までとなっています。また、お歳暮は12月上旬から20日頃です。
お中元を贈る場合はお歳暮も贈りますが、年1回だけにする場合はお中元でなくお歳暮にしましょう。その場合は「お歳暮」でなく「御礼」とします。

お中元の贈り方と注意事項

(1)宛名

取引先の場合は、一般的に宛名は社長名にしますが(支店宛の場合は支店長名、部署宛の場合は部門長名)、総務担当者個人では具体的な判断ができないので上司に確認します。

(2)金額と品物選び

取引先との関係によって異なりますが、お中元やお歳暮の相場は3,000円から5,000円です。
また、お歳暮のほうが重視されるので、お中元よりもお歳暮のほうを少し高めの品物にします。

お中元やお歳暮の品物選びは、会社の人たちで分けて食べたり使える小分け包装品がおすすめです。
保存期間が短いと全て食べたり使えずに終わることもあるので、なるべく日持ちする物を選びましょう。
また、取引先の事業にもよりますが、取引先とライバル関係にあるような品物は避けましょう。

(3)送付状を別途郵送する

お中元やお歳暮の「品物だけ贈る」という企業や個人も少なくないのですが、取引先との関係を円滑に保つためには、送付状を作成して別途送付するほうが好印象ですし今後の関係もスムーズでしょう。
ですので、総務担当者は、商品発注と同時に送付状を郵送できるように準備します。

送付状は、Wordで宛先だけ変えれば複数社分の送付状を簡単にできるので、下記例文をアレンジして使ってください。

お中元送付状例文

                    平成○○年○○月○○日
株式会社○○○
代表取締役社長 △△△△様

拝啓 盛夏の候 貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、心より感謝いたしております。

さてこのたび、お中元のご挨拶として○○デパートから
心ばかりの品をお送りいたしましたのでお納めいただけたら幸いです。

本来ならご挨拶に参上しなければならないところ、略儀にて失礼いたします。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展と皆様のご健康をお祈り申し上げます。
                           敬具

                       ■■■■株式会社
                      代表取締役 ●●●●

【送付状の内容】
(1)文頭と末尾は「拝啓、敬具」にする
(2)時候の挨拶・日頃のお礼
(3)お中元を送ったこと(デパート名や品物名も書くと分かりやすい)
(4)今後の付き合いのお願い
(5)相手への気遣いや事業発展を祈る言葉など


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お中元の受け取り方と礼状文例 ビジネスで気の利く方法は?

お中元の受け取り方と注意事項は?

(1)上司へ報告

取引先からお中元をいただいた場合はすぐに開けず、上司にお中元が届いた旨と送り主を報告し、上司が開けるよう指示したら開けます。
(会社によって考え方が異なり、社員で分けずに社長等が持ち帰るケースも時々あります。記載された受取人の考え方によります。)

(2)持参の場合

取引先がお中元を直接持参した場合は上司に(上司不在時は次席の人)に繋ぎ対応をお願いします。
(この場合、総務担当者は応接に通してお茶を出すなどの対応になるでしょう。)
上司や次席の人が全員不在の場合は自分が受け取ることになります。
この場合、上司が不在の旨を伝えてお詫びするとともに先方の名刺を頂きます。
お中元を受け取るときにお礼を伝え、上司が帰社したらすぐに報告してお礼状を作成します。

(3)お礼状の作成と送付

お中元やお歳暮をいただいたら速やかにお礼状を作成して郵送します(届いたら2~3日以内)。
お礼状の差出人名は社長名や部門長名にします。
お中元やお歳暮はお世話になった感謝の気持ちで贈るものであり、お返しは原則不要です。
(個人の場合は親戚同士で贈り合いするケースも時々ありますが、取引先の場合はお返し不要と覚えておいて問題ないでしょう。)

【手書きの場合の注意点】

パソコンで作成する場合の宛名は左上に記載しますが、手書きの場合は文章の最後にします。
文章の後に右寄せで日付を書き、そのすぐ下段の一番左側に宛先を書きます。
自社の社名や代表者名はその下の段の一番右側に寄せて書きます。

お中元のお礼状文例

                     平成○○年○○月○○日
■■■■株式会社
代表取締役 ●●●●様

拝啓 盛夏の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は結構な品をご恵贈いただき誠に有難うございました。
(いつもお心配りいただき感謝しております。)←※1
(早速、社員一同で美味しく頂戴いたしました。)←※2
今後もご信頼にお応えできるよう誠心誠意努力してまいりますので
何卒ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

暑さが厳しい折、皆様くれぐれもお体をご自愛ください。
末筆ではございますが、貴社の更なる発展をお祈り申し上げます。
略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。
                   敬具
                
                   株式会社○○○
                   代表取締役社長 △△△△

※1 毎回いただく場合には入れても良いでしょう。
※2 頂いた感想を入れても良いです。

【お礼状の内容】
(1)文頭と末尾は「拝啓、敬具」にする
(2)時候の挨拶・日頃のお礼
(3)お中元のお礼
(4)今後の付き合いのお願い
(5)相手への気遣いや事業発展を祈る言葉など
(送付状の内容と異なるのは(3)です。)

お中元を贈る場合といただく場合の管理方法は?

お中元やお歳暮を贈ったりいただいたりするのは毎年のことです。
そのため、宅急便伝票の控えや受け取り伝票を保管するのは当然ですが、その記録を元にExcel等で別に表を作成しておくと今後の参考にもなるので便利です。

(1)お中元送付管理リスト

・注文日
・取引先名
・所属部署
・役職名
・届け先氏名
・郵便番号
・所在地、ビル名
・電話番号
・品物名(・デパート名)

(2)お中元受取管理リスト

・受取日
・取引先名
・所属部署
・役職名
・差出人氏名
・郵便番号
・所在地、ビル名
・電話番号
・品物名(・デパート名)
・お礼状郵送日

ちなみに、マイクロソフト オフィス 活用総合サイトには下記の管理表があり、無料でダウンロードできます。
お中元・お歳暮 管理表(タッチ対応)

まとめ

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お中元やお歳暮は取引関係を円滑に進めるための重要アイテムです。
ただ物を贈るだけ、受け取るだけでなく、総務担当は縁の下の力持ちとして
送付状やお礼状を速やかに作成し、取引先に好印象を与えるべく活動する必要があります。
また、次回以降の参考にもなるので、ぜひどんな品物を贈ったか、いただいたかを
きちんと記録しておきましょう。

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